Transparență financiară

Planificăm cheltuielile în funcție de activități, de numărul estimat de persoane sprijinite și de resursele necesare implementării. Bugetele includ atât ajutorul acordat oamenilor, cât și costurile necesare furnizării serviciilor: personal, spații, materiale, transport, logistică și administrare.

Încadrarea și alocarea acestor costuri respectă regulile fiecărei finanțări. Pentru fundamentarea lor folosim estimări justificate, experiența proiectelor anterioare și, după caz, oferte sau alte referințe de preț.

Pe parcursul implementării, comparăm cheltuielile cu bugetele aprobate, identificăm diferențele și stabilim ajustările necesare, în limitele contractuale.

Gestiunea financiară este realizată de personal calificat, în conformitate cu legislația aplicabilă. Exercițiul financiar începe la 1 ianuarie și se încheie la 31 decembrie.

Potrivit statutului, Adunarea Generală aprobă bugetul anual și execuția bugetară a anului precedent, pe baza documentelor prezentate de Consiliul de Administrație. Consiliul supraveghează administrarea patrimoniului, iar Președintele răspunde în fața Consiliului și a Adunării Generale pentru actele încheiate.

Operațiunile financiare se efectuează cu semnătura Președintelui sau a persoanei desemnate expres de acesta. Delegarea atribuțiilor se face în scris, cu precizarea responsabilităților, duratei și limitelor mandatului. Controlul financiar intern se exercită în condițiile legislației în vigoare.

• Adunarea Generalăaprobă bugetul anual și execuția bugetară
• Consiliul de Administrațieprezintă documentele și supraveghează patrimoniul
• Președintelerăspunde pentru actele încheiate

Pentru sprijinul financiar acordat prin proiecte, pregătirea documentelor, verificarea cheltuielilor, validarea și efectuarea plăților implică responsabilități distincte.

Circuitul include:

1. 1Pregătirea documentelor care justifică sprijinul sau cheltuiala.
2. 2Verificarea eligibilității și a încadrării în buget, potrivit regulilor proiectului.
3. 3Validarea în cadrul proiectului, de către persoana responsabilă.
4. 4Autorizarea și efectuarea plății, cu respectarea competențelor de semnătură.
5. 5Înregistrarea și păstrarea documentelor, astfel încât operațiunea să poată fi verificată ulterior.

Înregistrăm cheltuielile pe proiecte, astfel încât să putem urmări legătura dintre finanțare, activitate și documentele justificative. Monitorizarea bugetară permite verificarea sumelor utilizate și a resurselor rămase disponibile în cadrul fiecărei finanțări.

Raportările financiare sunt pregătite potrivit termenelor și formatelor cerute de finanțatori. Le corelăm cu raportările de activitate, pentru ca sumele declarate să poată fi urmărite până la serviciile, bunurile sau formele de sprijin acordate.

În proiectele care prevăd raportare lunară, această verificare se realizează lunar, alături de raportările intermediare, finale și cele solicitate suplimentar. Documentele sunt păstrate pentru verificări, cu respectarea confidențialității și a protecției datelor personale.

Achizițiile urmăresc necesitatea bunurilor și serviciilor, costul acestora și condițiile de furnizare. Aplicăm regulile relevante pentru fiecare finanțare, inclusiv cerințele privind solicitarea ofertelor, selecția furnizorilor și aprobarea contractelor.

Politicile anticorupție și antifraudă, regulile privind conflictele de interese și verificarea documentelor susțin protejarea resurselor organizației. Păstrarea evidențelor permite atât verificarea deciziilor, cât și identificarea eventualelor nereguli.

Colaborăm cu finanțatorii și specialiștii desemnați pentru verificarea modului în care administrăm fondurile. Punem la dispoziție evidențele și documentele necesare, răspundem solicitărilor de clarificare și explicăm modul în care cheltuielile susțin activitățile proiectelor.

Verificările diferă în funcție de proiect, finanțator și perioada selectată. Acestea includ audituri externe, controale asupra implementării proiectelor, verificări ale raportărilor financiare și ale documentelor justificative, precum și evaluări ale respectării condițiilor de finanțare.

Printre instituțiile, finanțatorii și auditorii implicați în aceste verificări se numără:

Finanțatorii privați și organizațiile internaționale care ne susțin solicită, la rândul lor, audituri independente și verificări financiare ale proiectelor implementate de JRS România, urmărind eligibilitatea cheltuielilor, concordanța dintre raportări și documentele justificative, precum și respectarea condițiilor de finanțare, de la implementare până la închiderea proiectelor.

Rapoartele anuale reunesc informații despre activități, rezultate, venituri și cheltuieli. Ele permit urmărirea evoluției organizației și înțelegerea legăturii dintre resursele disponibile și sprijinul oferit.